各学院研究生辅导员：

2019届毕业生典礼已经结束，档案转递工作即将开始，为确保此项任务顺利圆满完成，现将档案整理转递工作安排如下：

一、归档材料：

各学院毕业生辅导员要严格按照通知要求，全过程负责毕业生档案材料归档、信息校核工作，确保归档材料不错装、不漏装，转递信息无遗漏、无缺失、准确无误。

1、高等学校毕业生登记表（2019年6月毕业研究生），要求学院组织学生认真填写，学院客观对学生进行评价，并签字盖章，不得涂改；

2、组织材料：要求学院对学生党员档案、积极分子档案、团员档案按照规范进行整理，并按照每人一袋的要求进行封装，并在档案袋封面附材料明细表，负责人在密封处签字盖章。

3、奖励材料：学生在校期间因表现突出获得的各类相关奖励材料；（如学院有请提供，如没有不用提供）

二、毕业生档案转递信息填写及校核

为了保证毕业生个人档案投递快速、准确无误，避免个人档案延期和丢失情况发生，研工部把毕业生档案转递地址导库后，发给学院研究生辅导员，研究生辅导员通知毕业生核对、确认档案转转寄信息，确认无误后研究生辅导员将签字信息表提交给研究生工作部，研工部将以此信息集中转递毕业生个人档案。

1、请相关辅导员通知毕业生提前与用人单位和人才服务机构核实好接收档案的详细地址、单位名称、接收人及联系电话、邮政编码等准确信息，以确保毕业生个人档案安全准确投递。若因学生个人核对发档信息不准确，而造成转递过程中丢失档案情况的，责任由学生自负。对于未签工作的应届已经毕业的学生，因毕业生与学校已无隶属关系，且考虑到在校托管，影响毕业生工龄、职称晋级、公考、落户等因素，原则上不予托管，毕业生档案迁回生源地的公共人才代理机构；应届毕业出国留学的学生，其档案可转至教育部留学服务中心留学人员档案室或生源地公共人才代理机构（大中专毕业生就业指导中心、人力资源和社会保障局、人才服务中心等机构）。

2、毕业生档案转递采用“中国邮政EMS标准快递”，档案转递信息核对必须符合中国邮政EMS标准快递要求，具体要求如下：

（1）收件单位：必须准确填写具有档案管理权限的单位全称，毕业生需与签约单位确认档案转递接收单位。

（2）收件地址：必须详细填写收件单位所在的省市区县、街道名称、门牌号码等信息。

（3）收件人信息：必须准确填写收件单位联系人的姓名、联系电话、手机号码等信息。    

3、关于党员档案同人事档案分开邮寄

对于部分用人单位只接受人事档案而无法接受党员组织关系和档案的，经学生本人申请可以分开邮寄。请务必通知学生准确落实党员档案接收地址，格式按照人事档案进行统计。

三、档案转递形式与查询

1、各学院毕业生档案归档工作完成后，研工部负责核查和密封，档案统一由EMS特快专递发送。对于部分特殊情况，也可由接收单位派专人领取。毕业生档案一般不允许由本人自带。因特殊情况需要自带的，应凭用人单位人事部门开具的调档函（注明同意自带），由该学生辅导员签署意见，交研工部。研工部密封后交给学生本人。

在自带档案的过程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题，由毕业生本人承担责任，学校不负任何责任。

2、档案转递工作完成后，研工部将档案转递信息汇编，发给学院。毕业生可通过学号、姓名查询本人邮寄单号，然后登录中国邮政EMS官网查询转递的具体信息，该信息截屏留存。注意：EMS邮寄单号查询信息有效时间为一年，请毕业生在有效时间内及时查询自己的档案是否已被转递单位签收、入库（电话咨询档案是否入库）。

研究生工作部

                                          2019年6月25日